Finansinių dokumentų ir apskaitos duomenų tvarkymas, saugojimas ir naikinimas įmonėse

1. Finansinių dokumentų ir apskaitos duomenų valdymo teisinis reglamentavimas

• Pagrindiniai finansinių dokumentų ir apskaitos duomenų tvarkymą reglamentuojantys teisės aktai.
• Įmonės vadovo, buhalterio, apskaitą tvarkančio asmens ir kitų atsakingų darbuotojų pareigos.
• Atsakomybės už dokumentų sudarymą, pateikimą, registravimą, saugojimą ir naikinimą nustatymas.
• Įmonės vidaus dokumentai, reikalingi finansinių dokumentų ir apskaitos duomenų valdymui organizuoti.

2. Finansinių dokumentų gavimas, registravimas ir sisteminimas

• Kada finansiniai dokumentai turi būti registruojami pagal teisės aktų reikalavimus, o kada jų registravimo tvarką nustato pati įmonė.
• Dokumentų registrų paskirtis ir jų tvarkymas.
• Popierinių, elektroninių ir skaitmenizuotų dokumentų atskyrimas.
• Dokumentų klasifikavimas ir grupavimas pagal jų rūšį, laikotarpį ir saugojimo terminą.
• Elektroninių aplankų ir bylų struktūros sudarymas.
• Dokumentų versijų ir jų pakeitimų valdymas.
• Kaip sumažinti popierinių dokumentų kiekį neprarandant dokumentų patikimumo ir prieinamumo.

3. Finansinių dokumentų ir apskaitos duomenų saugojimo terminai

• Sąskaitų faktūrų, kasos ir banko dokumentų saugojimo terminai.
• Darbo užmokesčio dokumentų saugojimo ypatumai.
• Avanso apyskaitų ir ilgalaikio turto dokumentų saugojimas.
• Apskaitos registrų, didžiosios knygos duomenų ir finansinių ataskaitų saugojimas.
• Deklaracijų ir mokesčių apskaičiavimą pagrindžiančių dokumentų saugojimas.
• Saugojimo termino pradžios nustatymas.
• Skirtingų saugojimo terminų dokumentų grupavimas ir jų saugojimo organizavimas.
• Saugojimo terminų kontrolė ir periodinė peržiūra.
• Atvejai, kai dokumentų saugojimo terminas turi būti pratęstas.

4. Dokumentų ir duomenų saugojimas apskaitos paslaugų įmonėje

• Kas ir kokiais atvejais atsako už finansinių dokumentų originalų saugojimą – klientas, apskaitą tvarkantis asmuo ar apskaitos paslaugų teikėjas?
• Dokumentų saugojimo atsakomybės paskirstymas tarp kliento ir apskaitos paslaugų teikėjo: kokius dokumentus, jų kopijas ir apskaitos duomenis kiekviena šalis turi ar gali saugoti.
• Dokumentų saugojimo vietos, perdavimo ir saugojimo tvarkos nustatymas apskaitos paslaugų sutartyje.
• Klientų dokumentų atskyrimas ir apsauga apskaitos paslaugų įmonėje.
• Darbuotojų prieigos prie skirtingų klientų dokumentų ir apskaitos duomenų kontrolė.
• Atsakomybė už dokumentų ar apskaitos duomenų praradimą, sugadinimą ar neteisėtą panaudojimą.

5. Klientų dokumentų priėmimas, perdavimas ir grąžinimas

• Dokumentų pateikimo apskaitos paslaugų teikėjui tvarka.
• Dokumentų priėmimo fiksavimas.
• Perdavimo–priėmimo aktai, sąrašai ir kitos dokumentų perdavimo priemonės.
• Elektroniniu paštu, debesijos saugyklose ir apskaitos sistemose perduodamų dokumentų kontrolė.
• Kaip įrodyti, kada ir kokius dokumentus klientas perdavė.
• Dokumentų grąžinimo klientui tvarka.
• Dokumentų perdavimas keičiantis buhalteriui arba apskaitos paslaugų teikėjui.
• Veiksmai, kai klientas laiku nepateikia, neatsiima arba atsisako priimti dokumentus.

6. Dokumentų ir apskaitos duomenų tvarkymas pasibaigus metams arba bendradarbiavimui

• Finansinių dokumentų ir apskaitos bylų sutvarkymas pasibaigus finansiniams metams.
• Dokumentų komplektiškumo patikrinimas.
• Apskaitos registrų ir ataskaitų galutinės versijos.
• Dokumentų perdavimo, grąžinimo ir saugojimo sąrašai.
• Dokumentų parengimas fizinei arba elektroninei saugyklai.
• Veiksmai nutrūkus apskaitos paslaugų sutarčiai.
• Kokie dokumentai ir duomenys turi būti perduodami klientui arba naujam apskaitos paslaugų teikėjui.
• Kiek laiko ir kokiu teisiniu pagrindu apskaitos paslaugų teikėjas gali saugoti buvusio kliento dokumentus, jų kopijas ir apskaitos duomenis pasibaigus bendradarbiavimui.
• Kaip elgtis, kai buvęs klientas neatsiima dokumentų arba neatsako į raginimus juos pasiimti.

7. Finansinių dokumentų ir apskaitos duomenų naikinimas

• Kada finansiniai dokumentai gali būti naikinami.
• Kas priima sprendimą dėl dokumentų naikinimo.
• Dokumentų naikinimo įforminimo tvarka: kokiais atvejais rengiamas naikinimo sąrašas, aktas ar kitas naikinimą pagrindžiantis dokumentas.
• Popierinių dokumentų saugus sunaikinimas.
• Elektroninių dokumentų ir duomenų šalinimas.
• Apskaitos duomenų ir dokumentų kopijų saugojimas bei šalinimas apskaitos programose, elektroniniame pašte ir debesijos saugyklose.
• Dokumentų naikinimas pasibaigus bendradarbiavimui su klientu.
• Atvejai, kai dokumentų negalima naikinti, nors nustatytas saugojimo terminas jau pasibaigė.
• Dokumentų saugojimo termino pratęsimas vykstant patikrinimui, ginčui, tyrimui arba kitoms procedūroms.

8. Dokumentų saugojimo aplinka ir prieigos kontrolė

• Fizinių dokumentų saugojimo sąlygos: vietos parinkimas, apsauga ir praktiniai organizavimo reikalavimai.
• Elektroninių dokumentų ir apskaitos duomenų saugyklos.
• Atsarginės duomenų kopijos ir jų saugojimas.
• Darbuotojų prieigos teisių suteikimas, keitimas ir panaikinimas.
• Dokumentų naudojimosi ir išdavimo tvarka.
• Kas ir kokiais atvejais gali susipažinti su finansiniais dokumentais ir apskaitos duomenimis.
• Dokumentų ir duomenų apsauga nuo praradimo, pakeitimo, sunaikinimo ar neteisėto naudojimo.

Turite klausimų apie šį seminarą? Susisiekite – mielai atsakysime.

Jeigu šioje srityje jau turite žinių, bet reikia praktinio patarimo ar atsakymo į konkretų klausimą, suteiksime individualią konsultaciją.